Chef(fe) d'équipe Ressources Humaines & Administration - Adré

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés aide les réfugiés et les personnes déplacées à l'intérieur de leur propre pays dans le monde entier : nous leur fournissons une aide d'urgence, nous luttons pour leurs droits et nous renforçons leurs chances d'avoir un avenir meilleur. Nous travaillons dans les zones touchées par les conflits, le long des itinéraires de déplacement et dans les pays où les réfugiés s'installent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons de trouver des solutions responsables et durables. Nous œuvrons pour une intégration réussie et, dans la mesure du possible, pour la réalisation du souhait de rentrer chez soi.

Le Conseil danois pour les réfugiés a été fondé au Danemark en 1956 et s'est développé depuis pour devenir une organisation humanitaire internationale comptant plus de 7 000 employés et 8 000 bénévoles. Basé à Copenhague (Danemark) et présent dans quarante pays, le Conseil danois pour les réfugiés est une organisation humanitaire à but non lucratif, politiquement indépendante, non gouvernementale et non confessionnelle.

Notre vision est celle d'une vie digne pour tous les déplacés. Tous nos efforts sont basés sur nos valeurs : humanité, respect, indépendance et neutralité, participation, honnêteté et transparence.

1. Contexte

DRC a récemment été enregistré au Tchad. Nous commençons les opérations à partir de zéro et visons à les développer rapidement avec pour objectif principal de répondre à la crise humanitaire dans l'est du pays en étroite coordination avec DRC au Soudan. La programmation multi-pays sera également explorée dans le sud du pays en synergie avec DRC Centrafrique et Cameroun.

DRC met fortement l'accent sur le partenariat, la localisation et les solutions durables, en œuvrant pour des partenariats équitables, des mécanismes de coordination efficaces et le renforcement des capacités des acteurs nationaux et locaux afin de répondre efficacement aux besoins urgents, et de tracer la voie vers des solutions durables. DRC est établi dans six pays d'Afrique de l'Ouest et d'Afrique centrale et dispose d'un bureau régional à Dakar, au Sénégal.

2.Objet

Objectif général du poste :  Le/La chef(fe) d’équipe Ressources Humaines et Administration est responsable des activités suivantes :

Sous la supervision directe du Responsable RH & Admin, la cheffe d’équipe HR & Admin est en charge de :

• Encadrer l’équipe RH & Admin en coordination
• Superviser techniquement l’équipe RH & Admin en base
• Superviser et participer à l’amélioration des processus et initiatives RH & Admin au niveau de la mission

3.Responsabilités: (liste non exhaustive)

Mise en place et suivi opérationnel

Mise en œuvre de la politique des ressources Humaines nationales

• Participer au développement de la politique RH nationales (Règlement Intérieur, Politique Sociale)
• S’assurer de manière continue de la cohérence de la politique RH aux besoins internes ainsi que des textes de lois nationaux
• Evaluer les risques liés aux changements de politique sociale
• S’assurer du respect et de la bonne compréhension des procédures RH au niveau des bases et de la mission dans son ensemble
• Être en veille quant aux évolutions des lois et politiques nationales
• Etre force de proposition pour l’amélioration des conditions de travail des employés
• Garantir l’adéquation et la cohérence entre les profils de postes de la mission et s’assurer que ceux-ci sont signés par tous les salariés
• Garantir l’application de la nouvelle grille de fonction et de salaire sur la mission et s’assurer que le processus de recrutement est respecté
• Participer à la refonte de la grille de salaire si nécessaire (benchmark, études du cout de la vie…)

Gestion administrative des ressources humaines nationales

• Compiler et valider le calcul des salaires de chaque base (mensuellement) avant leur paiement effectif en lien avec le département Finance
• Compiler et vérifier mensuellement les informations des bases entrées dans le logiciel Homère et Dynamics
• S’assurer que les déclarations et paiements des taxes et cotisations sont effectués aux organismes concernés dans les temps
• Superviser la mise à jour des dossiers de suivi du personnel au niveau de la mission
• S’assurer du respect des jalons (avenants aux contrats, recrutements, fin de projet impliquant les RH, évaluations, etc.)
• Vérifier la mise à jour par les bases des informations liées au personnel dans le logiciel Homère et Dynamics
• Effectuer les démarches nécessaires auprès des autorités en cas de besoin (déclarations du personnel, dépôts de documents…)

Gestion administrative des ressources humaines expatriées

• Organiser le briefing administratif du personnel expatrié à leur arrivée
• Superviser le suivi administratif des expatriés si besoin (visas, billets d’avion, archivage…)

Gestion équipe

• Accompagner et participer à la formation des équipes RH & Admin
• Assurer le remplacement minimum des membres du service administratif en cas d’absence (congés, maladie…)
• Se déplacer régulièrement sur les bases
• Suivre et améliorer la procédure de recrutement et d’intégration
• Participer au recrutement des cadres nationaux
• Superviser la tenue des entretiens annuels d’évaluation sur toute la mission
• Participer à la mise en place d’un plan de formation annuel, superviser sa mise en œuvre, et en mesurer l’impact
• Participer à la mise en place de plans de carrières et de gestion de la mobilité du personnel
• Recenser les écoles et les formations dans le pays et les communiquer aux managers d’équipes
• Assurer les relations avec les délégués du personnel notamment en assistant à leurs réunions.

Gestion administrative de la mission

• Superviser l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs RH au niveau de la coordination
• Contrôler la mise à jour des dossiers individuels du personnel national et international
• Consolider et mettre à jour l’organigramme de la mission mensuellement
• Effectuer un bilan statistique mensuel via Homère pour le Directeur Pays
• S’assurer de la remontée des archives physiques des bases vers la coordination et la numérisation de ceux-ci

Système ERP de DRC Dynamics et HOMERE

• S'assurer que les processus sous supervision sont gérés correctement via DRC Dynamics
• S'assurer que les fonctionnalités de Dynamics sont correctement utilisées par le personnel concerné et que l'équipe a les connaissances et l'accès à l'information nécessaires pour l’utiliser
• Appliquer les rapports et les analyses de données de Dynamics afin d'améliorer les performances
• Exercer le rôle de point focal entre les utilisateurs et le WARO/Epiconcept pour toutes les problématiques relatives à l’utilisation de Homère
• Former les utilisateurs aux fonctionnalités de ces logiciels et s’assurer qu’ils l’utilisent de la manière la plus optimale

Planification et Reporting

• Assister le Responsable RH & Admin lors de la création de propositions de projet (rubriques RH nationales) et lors de l’élaboration des rapports financiers (annexes RH)
• Prendre une part active aux rencontres périodiques de planification et de revue des activités de son département ;
• Elaborer un planning hebdomadaire d’activités pour sa zone et le soumettre à sa hiérarchie dans les délais requis
• Rédiger tous les rapports hebdomadaires et/ou mensuels qui lui seront demandés par le chef d’équipe ou le responsable de département dans les délais requis
• Enumérer les difficultés rencontrées sur le terrain et proposer des solutions pour leur résolution ;

Ethique et conformité

• Gérer les ressources (matérielles et financières) mises à sa disposition pour les activités du département et en fournir les pièces justificatives à temps ;
• Se conformer et respecter toutes les procédures (administratives, RH, finances et logistiques) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de DRC et le règlement intérieur régissant le personnel de DRC ;
• Respecter et faire respecter les procédures en vigueur à DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs
• Faire preuve de flexibilité afin de répondre à des impératifs et instruction de son superviseur/ manager pour des besoins du service à tout moment
• Exécuter toutes autres tâches en dehors de celles mentionnées ci-dessus demandées par sa hiérarchie et conformes à son domaine de responsabilité
• Être en relation avec les autres départements techniques de sa base dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles

Management des équipes/ Représentation

• En lien avec le département RH de sa zone d’affectation, réaliser le recrutement des salariés techniques nationaux pour ses opérations, assurer leur intégration, les suivre au quotidien, assurer leur renforcement de capacité/ formation, la gestion disciplinaire ainsi que l’évaluation régulière de leur performance
• Préparer les plannings des équipes logistiques sous sa responsabilité
• Veiller au respect des règles de sécurité par les équipes sous sa supervision
• Représenter l’organisation auprès des instances internes, sur demande et/ou sur délégation

Principaux acteurs : (internes et externes)

4.Qualifications requises

Formation :

Avoir un diplôme minimum BAC+3 dans l’un des domaines suivants : Comptabilité, Finances ; Gestion des entreprises avec spécialisation en finances, contrôle de gestion ou tout autre diplôme pertinent

Langues : (indiquer le niveau de maîtrise)

• Française et Arabe local
• Anglaise est un atout

5.Compétences et qualités exigées

Expérience et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle) 

• Minimum 3 ans d'expérience de travail pertinente de préférence avec les ONGI
• Expérience dans l'exécution de tâches administratives
• Bonnes aptitudes à la communication
• Maîtrise avancée d'Excel, Compétences de base en PowerPoint et Word
• La maitrise du logiciel HOMERE est un avantage
• La connaissance d’un logiciel de gestion intégrée de type ERP est un avantage
• Compétences bien développées en matière d'organisation et de planification afin de respecter les échéances.
• Sens de la confidentialité – Sens de l’humanitaire - Bonne présentation.
• Honnêteté, intégrité, rigueur, ténacité et qualités relationnelles

Sens du travail et des responsabilités ainsi que la capacité à travailler sous pression

6.Process de candidature

Vous êtes intéressé(e) ? Alors postulez sur ce poste à l’adresse suivante : https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=170518&DepartmentId=19158&SkipAdvertisement=true.Tous les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV actualisé (pas plus de quatre pages). Ces deux documents doivent être rédigés en français.

DRC garantit l'égalité des chances en matière d'emploi et interdit toute discrimination fondée sur la race, le sexe, la couleur, la religion, l'orientation sexuelle, l'âge, la situation matrimoniale ou le handicap. DRC encourage tous les candidats à postuler et ne pratique aucune discrimination dans le cadre du processus de recrutement. 

La date de clôture des candidatures est fixée au 31/07/2025 Les candidatures soumises après cette date ne seront pas prises en compte.

En raison de l'urgence du poste, DRC se réserve le droit de recruter un candidat correspondant au profil requis avant la date limite susmentionnée.

Si vous rencontrez des difficultés techniques, veuillez nous contacter sur cette page : drc.ngo/about-us/job-and-career/support-for-job-seekers.

Le Conseil danois pour les réfugiés, fondé en 1956 au Danemark, s'est développé en une organisation humanitaire internationale. On opère dans quarante pays, dont six pays d'Afrique de l'Ouest et d'Afrique centrale, avec un bureau régional à Dakar, au Sénégal.  DRC  Tchad a récemment débuté ses opérations en 2024. L'objectif principal est de répondre à la crise humanitaire dans l'est du pays, en coordination avec DRC au Soudan.

DRC a une vision claire : assurer une vie digne pour tous les déplacés. Ses actions sont guidées par des valeurs telles que l'humanité, le respect, l'indépendance, la neutralité, la participation, l'honnêteté et la transparence.

DRC met l'accent sur le partenariat, la localisation et les solutions durables, favorisant des partenariats équitables, des mécanismes de coordination efficaces et le renforcement des capacités locales pour une réponse aux besoins urgents et la recherche de solutions durables.

Nos efforts visent à créer des solutions durables en travaillant en étroite collaboration avec les acteurs nationaux et locaux, dans le respect des principes humanitaires et du développement.