Responsable département Finance et administration

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés aide les réfugiés et les personnes déplacées à l'intérieur de leur propre pays dans le monde entier : nous leur fournissons une aide d'urgence, nous luttons pour leurs droits et nous renforçons leurs chances d'avoir un avenir meilleur. Nous travaillons dans les zones touchées par les conflits, le long des itinéraires de déplacement et dans les pays où les réfugiés s'installent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons de trouver des solutions responsables et durables. Nous œuvrons pour une intégration réussie et, dans la mesure du possible, pour la réalisation du souhait de rentrer chez soi.

Le Conseil danois pour les réfugiés a été fondé au Danemark en 1956 et s'est développé depuis pour devenir une organisation humanitaire internationale comptant plus de 7 000 employés et 8 000 bénévoles. Basé à Copenhague (Danemark) et présent dans quarante pays, le Conseil danois pour les réfugiés est une organisation humanitaire à but non lucratif, politiquement indépendante, non gouvernementale et non confessionnelle.

Notre vision est celle d'une vie digne pour tous les déplacés. Tous nos efforts sont basés sur nos valeurs : humanité, respect, indépendance et neutralité, participation, honnêteté et transparence.

1. Contexte

DRC a récemment été enregistré au Tchad. Nous commençons les opérations à partir de zéro et visons à les développer rapidement avec pour objectif principal de répondre à la crise humanitaire dans l'est du pays en étroite coordination avec DRC au Soudan. La programmation multi-pays sera également explorée dans le sud du pays en synergie avec DRC Centrafrique et Cameroun.

DRC met fortement l'accent sur le partenariat, la localisation et les solutions durables, en œuvrant pour des partenariats équitables, des mécanismes de coordination efficaces et le renforcement des capacités des acteurs nationaux et locaux afin de répondre efficacement aux besoins urgents, et de tracer la voie vers des solutions durables. DRC est établi dans six pays d'Afrique de l'Ouest et d'Afrique centrale et dispose d'un bureau régional à Dakar, au Sénégal.

NB : Veuillez noter que cette offre d'emploi est soumise à la confirmation du financement de nos opérations au Tchad

2.Objet

Le/la responsable du département finance et administration supervise l’ensemble du département et s'assure au niveau de la mission qu’il soit opérationnel et opère en conformité avec les procédures internes de l’organisation. Il/elle apporte son expertise et son soutien technique aux différentes bases opérationnelles sur cette thématique et pourra être amené à se déplacer régulièrement à l’intérieur du pays. Il/elle est en charge de s'assurer que la mission remplit ses engagements contractuels auprès de ses bailleurs de fonds et du gouvernement Tchadien au regard des exigences de gestion administrative et financière

3.Responsabilités

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont :

Management et Coordination

• Assurer le management de l’équipe finance au niveau des bases de Adré et N’Djamena (hiérarchique), et incluant le suivi des tâches quotidiennes, la définition et le suivi des objectifs et plan de travails individuels, et les évaluations des membres de l’équipe ;
• Contribuer autant que possible à une communication efficace et à un partage pertinent des informations avec notre siège, nos bureaux pays et nos différents bailleurs de fonds concernant tout point financier, y compris les éventuels problèmes financiers, les audits à venir, les rapports financiers et les risques financiers.​
• En étroite coopération avec les gestionnaires (Managers) dans la zone géographique, renforcer les procédures et les systèmes existants de gestion et de contrôle financiers conformément aux lignes directrices du Manuel des opérations de DRC ainsi qu’aux exigences des partenaires financiers ; partage d'informations avec le département des ressources humaines et le département de la chaîne d'approvisionnement
• Coordonner la collecte des informations financières essentielles à toute nouvelle proposition budgétaire et s’assurer de l’élaboration dans le cadre des directives bailleurs et définies en coordination ;
• Visiter régulièrement les bases couvertes par la mission et fournir des conseils techniques au Directeur Pays.

Comptabilité et Rapportage financier

• S’assurer que le suivi et la remontée des informations financières de la mission s’effectue dans les temps et qualitativement (Clôtures mensuelles, annuelles, réallocations, rapports financiers, le respect des règles de répartition des coûts partagés et l'enregistrement ponctuel des rapprochements etc…), en collaboration avec les équipes locales, régionales et du siège ;
• S'assurer que les règlements financiers, les procédures et les exigences en matière de documentation sont respectés dans les opérations au Tchad notamment en vérifiant en continu l’intégralité et la robustesse des procédures en place, de la documentation fournie et par l’élaboration de propositions d’actions correctives pour conduire à des améliorations de nos pratiques ;
• S’assurer de la qualité de la clôture mensuelle et d’un suivi strict des liquidités de la mission ; identifier et mettre en place les mesures correctives le cas échéant ;
• Veiller à la qualité et à la conformité des pièces justificatives financières jointes à chaque document comptable.
• Assurer le suivi du compte bancaire de la mission et de la situation de la liquidité, y compris la soumission des demandes de virement bancaire.​

Audit & Conformité

• Appuyer à la préparation des audits et assurer la remise à temps de toute la documentation requise pour les audits financiers en collaboration avec le personnel du bureau pays, de la région et du siège ;
• S’assurer de la prise en compte et de la mise en œuvre des recommandations des audits antérieurs dans l’ensemble des pratiques financières implémentées sur la mission ;
• Vérifier et contrôler la conformité des documents financiers des dépenses du PR, en tenant compte des exigences internes de la DRC mais aussi des exigences externes en termes de conformité (donateurs et obligations légales potentielles dans le pays) ;
• Appuyer à l’élaboration et au partage des justifications à apporter lors d’audits financiers, internes et/ou externes ;
• Contribuer à identifier, monitorer et résoudre les potentiels risques financiers sur la mission ;

Utilisation et mise à jour des systèmes de gestion intégrée (ERP Finance)

• Assurer un support aux équipes finance et programmes dans le cadre de l’implémentation et de l’utilisation de nos systèmes/logiciels financiers ;
• Contribuer au développement et à la vulgarisation de l’ensemble du contenu pédagogique en lien avec la gestion financière et les processus financiers de notre mission, auprès de l’ensemble du personnel concerné ;
• Monitorer les accès et les utilisations des utilisateurs finance et tenir à jour les profils / niveaux d’autorisations, en lien avec les politiques internes de l’organisation ;

Gestion de l’Administration générale

• Assurer une communication régulière avec les départements en Coordination.
• Suivi des paiements en fonction et de toute autre tâche administrative y afférente.
• Fournir un soutien technique en termes de finance et à tout le personnel des bureaux de la zone.
• Responsable de l'exactitude, de l'exhaustivité et de la mise à jour des informations auprès des autorités

Développement des capacités

• Assurer un renforcement de capacité des équipes finance DRC au Tchad (coordination et bases) et des partenaires sur les outils financiers et le suivi budgétaire ;
• Identifier, planifier et s’assurer de la pertinence/qualité des formations dispensées aux équipes finances interne et des partenaires.

4.Qualifications requises

• Master (BAC+5) en finance, comptabilité ou tout autre domaine équivalent
• Au moins 4 ans d’expériences dans un domaine pertinent de gestion financière et opérationnelle,
• Expérience de travail significative dans une ONG internationale,
• Expérience de travail avec un système de gestion intégrée,
• Connaissance des règles applicables aux bailleurs : BHA, EU, ECHO, BPRM, SIDA, DANIDA, GFFO, …
• Expérience de gestion d’équipe financières
• Expertise dans l’utilisation de la suite office / Microsoft 365

5.Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :

• Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
• Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
• Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
• Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
• Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travailler en équipe et bon sens de l’humour

6.Process de candidature

Vous êtes intéressé(e) ? Alors postulez sur ce poste à l’adresse suivante : Responsable département Finance et administration.Tous les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV actualisé (pas plus de quatre pages). Ces deux documents doivent être rédigés en français.

DRC garantit l'égalité des chances en matière d'emploi et interdit toute discrimination fondée sur la race, le sexe, la couleur, la religion, l'orientation sexuelle, l'âge, la situation matrimoniale ou le handicap. DRC encourage tous les candidats à postuler et ne pratique aucune discrimination dans le cadre du processus de recrutement. 

La date de clôture des candidatures est fixée au 26/04/2025 Les candidatures soumises après cette date ne seront pas prises en compte.

En raison de l'urgence du poste, DRC se réserve le droit de recruter un candidat correspondant au profil requis avant la date limite susmentionnée.

Si vous rencontrez des difficultés techniques, veuillez nous contacter sur cette page : drc.ngo/about-us/job-and-career/support-for-job-seekers.

Le Conseil danois pour les réfugiés, fondé en 1956 au Danemark, s'est développé en une organisation humanitaire internationale. On opère dans quarante pays, dont six pays d'Afrique de l'Ouest et d'Afrique centrale, avec un bureau régional à Dakar, au Sénégal.  DRC Tchad a récemment débuté ses opérations en 2024. L'objectif principal est de répondre à la crise humanitaire dans l'est du pays, en coordination avec DRC au Soudan.

DRC a une vision claire : assurer une vie digne pour tous les déplacés. Ses actions sont guidées par des valeurs telles que l'humanité, le respect, l'indépendance, la neutralité, la participation, l'honnêteté et la transparence.

DRC met l'accent sur le partenariat, la localisation et les solutions durables, favorisant des partenariats équitables, des mécanismes de coordination efficaces et le renforcement des capacités locales pour une réponse aux besoins urgents et la recherche de solutions durables.

Nos efforts visent à créer des solutions durables en travaillant en étroite collaboration avec les acteurs nationaux et locaux, dans le respect des principes humanitaires et du développement.